Kantoororganisatie is de belangrijkste kerncompetentie en activiteit van een kantoormedewerker

Alleen als op kantoor alles op rolletjes loopt, de kantooruitrusting, de kantoorwerkplek en de kantoorinrichting compleet en functioneel zijn, kunt je je andere taken überhaupt vervullen, zoals het aflossen van de baas en het ondersteunen van de directie bij haar taken

Chaos in de dossierkasten, inconsistente archivering, chaotische vergaderingen of fouten in de kantoorcommunicatie kunnen in het ergste geval een bedrijf volledig tot stilstand brengen.

Systematische kantoororganisatie, gecontroleerde workflows, een verstandig archiefsysteem en orde in documenten bevorderen daarentegen niet alleen de efficiëntie, maar scheppen ook de voorwaarden voor succes en innovatie. Het secretariaat wordt zo een sleutelpositie in elke onderneming.

Kantoororganisatie betekent: orde tot in de puntjes

De organisatie van processen van uiteenlopende aard is het kerngebied van de kantoororganisatie. Het gaat om veel meer dan het archiveren van documenten, een opgeruimde werkplek of algemene orde op kantoor.

Het maakt niet uit of je in een grote multinational of in een lokaal opererend ambachtelijk bedrijf werkt, of je in een open kantoor of in de voorkamer van de baas zit, of je een nauw afgebakend werkterrein hebt als personeels- of verkoopmedewerker of dat je als teamsecretaresse elke dag met nieuwe taken wordt geconfronteerd:

Het is altijd belangrijk om op alle niveaus het overzicht te bewaren en efficiënter te werken. Daartoe verbeter je de sequenties in tijdsbeheer en planning, stel je prioriteiten voor jezelf en anderen, jaag je bestaande processen aan, bewaak en koop je materialen en kantoorbenodigdheden aan, zorg je voor voldoende kantooruitrusting, beheer je de stortvloed aan e-mails, enzovoort.

Je coördineert activiteiten en controleert of afspraken worden nagekomen, neemt telefoongesprekken aan en stuurt ze door.

Je verzamelt informatie, filtert het nutteloze eruit en geeft het bruikbare aan de werknemers die het kunnen gebruiken. Als kantoormedewerker zorg je ervoor dat vergaderingen goed worden voorbereid en opgevolgd en dat de resultaten van vergaderingen ook daadwerkelijk worden uitgevoerd en niet op niets uitlopen.

Het organiseren van perfecte correspondentie

Interne bedrijfscorrespondentie loopt meestal via je kantoor, het is een van de essentiële gebieden van kantoororganisatie. De belangrijkste brieven zijn brieven aan zakenpartners, circulaires aan werknemers, klachten aan leveranciers – elk bedrijf correspondeert met verschillende partners over de meest uiteenlopende onderwerpen.

En niet alleen in het Nederlands. Het Engels als internationale zakentaal staat ook centraal bij de brieven, en andere talen zoals Duits, Spaans, Frans of zelfs Chinees worden vaak toegevoegd.

Je correspondentie is een boegbeeld voor je bedrijf. Brieven die op een bureaucratische manier zijn geformuleerd, die niet op een moderne en aansprekende manier zijn geschreven, laten een negatieve indruk na.

Vaak weet de ontvanger niet eens wat hij met de in de brief vervatte informatie moet doen. Een perfecte spelling is net zo belangrijk voor je brieven als een goede zinsbouw. Sollicitatiebrieven die vol fouten staan of waarin geen komma correct is geplaatst, kunnen een verwoestend effect hebben. In het ergste geval wordt de competentie van het hele bedrijf in twijfel getrokken. Correcte spelling en interpunctie zijn niet zo moeilijk.

Maak jezelf vertrouwd met de regels voor komma’s, herhaal de principes voor hoofdletters en kleine letters en ontdek twijfelgevallen in de Nederlands taal.